การจัดการเนื้อหาระดับองค์กรด้วย SharePoint

การจัดการเนื้อหาของ SharePoint Enterprise หรือเพียงแค่การจัดการเนื้อหาของ SharePoint เป็นปัจจัยกำหนดที่สำคัญเพื่อให้แน่ใจว่าการใช้งานและการกำกับดูแลของแพลตฟอร์ม SharePoint จะประสบความสำเร็จ ดังนั้นจึงควรกำหนดแผนการจัดการเนื้อหา SharePoint ที่เหมาะสมรวมทั้งมีกลยุทธ์เนื้อหาที่ยอดเยี่ยมไว้เป็นข้อมูลสำรอง

ระบบจัดการเนื้อหาของ SharePoint: ทำให้มันง่าย!
SharePoint เป็นที่รู้จักในด้านความปลอดภัยที่เพิ่มขึ้นและความยั่งยืนที่ไร้ที่ติเสมอ ทำให้เป็นตัวเลือกยอดนิยมสำหรับ SMEs และองค์กรต่างๆ Microsoft 365 และ SharePoint จึงเป็นแพลตฟอร์มการจัดการเนื้อหาสำหรับการลงทุนแบบครั้งเดียวที่ดีที่สุดที่มอบพื้นที่จัดเก็บข้อมูลราคาประหยัดที่มีประสิทธิภาพ รับจดทะเบียนบริษัท การเข้าถึงจากระยะไกลหรือแบบไฮบริดที่ง่ายดาย และแน่นอนว่ามีความปลอดภัยค่อนข้างสูง

อย่างไรก็ตาม การโยกย้าย SharePoint นั้นไม่ง่ายอย่างที่คิด การโยกย้ายไปยัง SharePoint เป็นมากกว่าแค่การคลิกที่ตัวโยกย้าย SharePoint และการจัดเรียงจุดทั้งหมด แทนที่จะต้องมั่นใจว่าคุณลักษณะการกำกับดูแลที่ดีในเครื่องมือการโยกย้ายของ SharePoint เป็นสิ่งที่จำเป็น

นี่คือจุดที่มีแผนการจัดการเนื้อหาที่เหมาะสมจะมีประโยชน์ SharePoint CMS หรือระบบจัดการเว็บเนื้อหาของ SharePoint ช่วยให้ผู้ใช้สามารถเผยแพร่ แก้ไข และจัดเรียงเนื้อหาได้ นอกจากนี้ยังอาจมีเครื่องมือในการจัดการเวิร์กโฟลว์ในสภาพแวดล้อมการทำงานร่วมกัน

ดังนั้นจึงถึงเวลาที่จะออกแบบโครงสร้างไฟล์และระบบความปลอดภัยใหม่เพื่อให้ระบบมีระเบียบในขณะที่ย้ายไปยัง SharePoint เวอร์ชันที่สูงกว่าหรือไปยัง SharePoint Online

ย้ายเฉพาะรายการที่จำเป็นและเวอร์ชันล่าสุด
ผู้ใช้ส่วนใหญ่มี “การลบความหวาดกลัว” พวกเขามีชื่อเสียงในเรื่องนิสัยชอบซ้อนสิ่งต่าง ๆ แทนที่จะลบทิ้ง ความคิดเบื้องหลังอยู่เสมอว่า “จะเป็นอย่างไรหากได้ใช้ในอนาคต”

แต่เรารู้เพียงเล็กน้อยว่าไฟล์พิเศษเหล่านี้หรือไฟล์รุ่นเก่าที่ไม่จำเป็นเหล่านี้ถือเป็นความรับผิดชอบ

เป็นผลให้พื้นที่จำนวนมากสูญเปล่าโดยความแออัดยัดเยียดและการซ้อนรุ่นเก่ากว่า ใช้การย้ายข้อมูลเป็นโอกาสในการล้างหน่วยความจำของคุณและเพลิดเพลินไปกับการนำทางที่ราบรื่นยิ่งขึ้น

รักษาการตั้งค่าพิเศษเพื่อเพิ่มความปลอดภัย
ความปลอดภัยค่อนข้างจำเป็น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการกำกับดูแลของคุณแข็งแกร่งพอที่จะจัดการสิทธิ์การเข้าถึงและผู้ใช้ทุกคนจะได้รับมอบหมายโดยอัตโนมัติเพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดของงาน วิธีที่ดีที่สุดในการตรวจสอบความปลอดภัยที่เหมาะสมคือการทำให้แน่ใจว่า SharePoint Migrator ของคุณมีตัวจัดการความปลอดภัยในตัว

จัดระเบียบใหม่
ไม่ว่าคุณจะย้ายจาก SharePoint On-Premise หรือเวอร์ชันอื่นๆ การจัดระเบียบเอกสารก็มีความสำคัญ ใน SharePoint เราจำเป็นต้องหลีกเลี่ยงการตั้งค่าความปลอดภัยในโครงสร้างโฟลเดอร์และควรเก็บไว้ที่ระดับไซต์หรือระดับไลบรารีเอกสาร ดังนั้น การจัดระเบียบเนื้อหาของคุณใหม่อย่างมีประสิทธิภาพจึงเป็นสิ่งสำคัญ

มีแผนสำรอง
การสูญเสียข้อมูลเป็นปัญหาสำคัญที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ในบางกรณี แต่อาจกลายเป็นเรื่องร้ายแรงได้หากไม่ได้รับการจัดการอย่างเหมาะสม ต้องมีแผนการเก็บรักษาข้อมูลที่เหมาะสม ระบบจัดเก็บข้อมูลสำรองบทความพิมพ์ซ้ำฟรี ทั้งแบบออนไลน์หรือแบบในสถานที่จะต้องได้รับการบำรุงรักษาเพื่อไม่ให้ข้อมูลสูญหายอย่างถาวร

ใส่ความเห็น

อีเมลของคุณจะไม่แสดงให้คนอื่นเห็น ช่องที่ต้องการถูกทำเครื่องหมาย *