เกี่ยวข้องกับกำไรหรือไม่ พิจารณาระบบจัดการค่าใช้จ่ายอัตโนมัติ

ตามที่กลุ่มอเบอร์ดีนกล่าวว่า “การเดินทางและความบันเทิงที่พนักงานเป็นผู้ริเริ่ม (T&E) สามารถคิดเป็นหนึ่งในห้าดอลลาร์สหรัฐสำหรับการดำเนินงานที่ บริษัท ใช้ไป ต่อไปนี้เป็นการสนทนาของระบบจัดการค่าใช้จ่ายอัตโนมัติ (EMA) ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของการจัดการต้นทุนโดยรวม (TCM) ค่าใช้จ่ายในการเบิกคืนค่าใช้จ่ายรวมกันในขั้นตอนการใช้กระดาษด้วยตนเองขาดการบังคับใช้นโยบายส่งผลให้วงจรมีความยาวและค่าใช้จ่ายสูงโดยไม่มีความสามารถในการรายงานหรือการวิเคราะห์ อย่างไรก็ตามเวลามีการเปลี่ยนแปลงและสภาพเศรษฐกิจที่ยากลำบากในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมาได้บังคับให้องค์กรต้องควบคุมค่าใช้จ่ายและกลั่นกรองนโยบายการท่องเที่ยว เป็นผลให้ค่าใช้จ่าย T&E ธุรกิจ รับจดทะเบียนบริษัท เป็นพื้นที่ที่ไม่ได้ใช้จริงสำหรับกระบวนการอัตโนมัติและการประหยัดต้นทุนในทุก บริษัท

องค์กรทั่วโลกกำลังลดต้นทุนโดยตรงซึ่งคิดเป็น 30-60% ของค่าใช้จ่ายโดยรวมของ บริษัท ส่วนใหญ่ ค่าใช้จ่ายที่พนักงานริเริ่มเช่น T&E มีส่วนร่วมมากถึง 20% ของค่าใช้จ่ายเหล่านี้ อย่างไรก็ตามระบบการจัดการค่าใช้จ่ายแบบดั้งเดิมนั้นใช้เวลานานแรงงานเข้มข้นและขาดกลไกการบังคับใช้นโยบาย พวกเขายังต้องการทรัพยากรพนักงานที่สำคัญรวมถึงผู้จัดการและบุคลากรด้านบัญชี

กว่าทศวรรษที่ผ่านมา บริษัท ได้ลงทุนในการวางแผนทรัพยากรองค์กรอิเล็กทรอนิกส์ (ERP) สร้างโครงสร้างพื้นฐาน TCM ที่ทันสมัยหรือจัดการต้นทุนทางตรงและทางอ้อม อย่างไรก็ตามความสนใจเพียงเล็กน้อยที่จ่ายให้กับการดำเนินการอัตโนมัติและการเพิ่มประสิทธิภาพค่าใช้จ่ายที่พนักงานริเริ่ม ตามที่กลุ่มอเบอร์ดีนกล่าวว่า “EMA ให้โอกาสมากขึ้นถ้าไม่มากไปกว่าการจัดซื้อผ่านอิเล็กทรอนิกส์ในการควบคุมต้นทุน”

ทำความเข้าใจค่าใช้จ่าย

บริษัท ชั้นนำระดับโลกหลายแห่งที่มีระบบ ERP ที่ทันสมัยที่สุดสามารถให้รายละเอียดเช่นปริมาณที่ตั้งและราคาของส่วนประกอบที่เล็กที่สุดของสินค้าในห่วงโซ่อุปทานของผลิตภัณฑ์ อย่างไรก็ตามระบบเหล่านี้ล้มเหลวในการติดตามจำนวนพนักงานที่ใช้จ่ายเกี่ยวกับโรงแรมที่พักและ / หรือจำนวนเงินที่พวกเขาจ่ายต่อคืน

จากการสำรวจของกลุ่มอเบอร์ดีนแม้จะมีงบประมาณการเดินทางหลายล้านดอลลาร์และการตรวจสอบด้วยตนเอง 100% ของรายงานค่าใช้จ่ายทั้งหมดสำหรับการปฏิบัติตามนโยบายใน บริษัท ส่วนใหญ่ที่สนับสนุนฟังก์ชั่น T&E สำหรับพนักงาน ตัวอย่างเช่นผู้บริหารการขายระดับสูงสามารถใช้เวลาหลายชั่วโมงในแต่ละสัปดาห์ในการจัดทำแบบฟอร์มค่าใช้จ่ายค้นหาใบเสร็จรับเงินและส่งแพ็คเก็ตกระดาษ ปัญหาใด ๆ กับรายงานหมายถึงการโทรศัพท์หลายรอบซึ่งทำให้พนักงานเสียเวลาและการบริหาร นอกจากนี้หากมีการระบุค่าใช้จ่ายนอกนโยบายผู้จัดการมักจะดูด้วยความเฉยเมย จากกลุ่ม บริษัท อเบอร์ดีนหลาย บริษัท ใช้การชำระคืนพนักงานเป็นช่องโหว่เพื่อหลีกเลี่ยงแผนกบัญชีนโยบายและ / หรือระบบ

โดยรวมแล้วการรายงานค่าใช้จ่ายด้วยตนเองได้พิสูจน์แล้วว่าเป็นกระบวนการที่ไม่มีประสิทธิภาพทำลายล้างและมีค่าใช้จ่ายสูงสำหรับผู้ที่เกี่ยวข้องทุกคน

พลังของ EMA

เช่นเดียวกับกระบวนการอัตโนมัติใด ๆ EMA เป็นเรื่องเกี่ยวกับการเสริมสร้างความร่วมมือการปรับปรุงกระบวนการควบคุมต้นทุนและเพิ่มการแลกเปลี่ยนข้อมูลภายในและภายในขอบเขตขององค์กร EMA ช่วยให้ บริษัท ต่างๆมุ่งเน้นที่บรรทัดล่างสุดและลดต้นทุนด้วยการรวบรวมข้อมูลค่าใช้จ่ายได้อย่างรวดเร็วและสม่ำเสมอบังคับใช้นโยบายของ บริษัท และเพิ่มประสิทธิภาพ การจัดการค่าใช้จ่ายอัตโนมัติไม่แตกต่างไปจากกระบวนการอัตโนมัติภายในและถือเป็นเครื่องมือเชิงกลยุทธ์ใน TCM นอกจากวิธีการด้วยตนเองแล้วยังมีวิธี EMA อื่น ๆ ที่มีอยู่ในตลาดรวมถึงซอฟต์แวร์ outsourcing และลิขสิทธิ์ อย่างไรก็ตามวิธีที่คุ้มค่าที่สุดคือผู้ให้บริการแอปพลิเคชันบนเว็บ 100% เช่น iEmployee ผู้ให้บริการโซลูชัน EMA บนเว็บกำหนดเป้าหมาย บริษัท ที่ผลักดันซองจดหมายในกระบวนการทางธุรกิจอัตโนมัติและประสิทธิภาพของซัพพลายเชนโดยใช้อินเทอร์เน็ต “บริษัท ต่างๆที่ใช้โซลูชั่น EMA บนเว็บกำลังได้รับผลตอบแทนที่สำคัญ … และยังเตรียมความพร้อมสำหรับเมื่อตลาดเริ่มเติบโตอีกครั้งเนื่องจากพวกเขาสามารถทำอะไรได้มากขึ้นโดยมีพนักงาน A / P น้อยลง

บริษัท หลายแห่งให้สัญญาว่ากระบวนการจัดการค่าใช้จ่ายสามารถแก้ไขได้ง่ายๆโดยใช้โมดูลระบบการเงินหรือ ERP ที่ทันสมัย อย่างไรก็ตามจากการวิเคราะห์พบว่า บริษัท แนวปฏิบัติที่ดีที่สุดหลายแห่งพบว่าตัวเองกลายเป็นผู้ให้บริการบนเว็บเพื่อความสะดวกในการใช้งานและความสะดวกในการใช้งาน ผู้ให้บริการโซลูชันเช่น iEmployee กำลังจัดการและแก้ไขปัญหาทางธุรกิจจริงและ บริษัท ที่ปรับใช้โซลูชันบนเว็บกำลังได้รับมูลค่าทางธุรกิจที่สำคัญและรวดเร็ว – มูลค่าซึ่งแปลว่าเป็นข้อได้เปรียบทางธุรกิจที่ไม่สามารถบรรลุได้ก่อนเทคโนโลยีอินเทอร์เน็ต ข้อได้เปรียบที่สำคัญของ EMA บนเว็บ:

  • รวดเร็วในการติดตั้งและใช้งานง่าย
  • ไม่จำเป็นต้องซื้ออุปกรณ์
  • ไม่มีข้อกำหนดสำหรับซอฟต์แวร์ใหม่
  • ไม่ต้องการการสนับสนุนพิเศษจากเจ้าหน้าที่เทคโนโลยีสารสนเทศ (IT) ของคุณ
  • จ่ายต่อการใช้งาน
  • ต้นทุนเริ่มต้นต่ำ
  • ผลตอบแทนการลงทุน (ROI) อย่างรวดเร็ว

ฟังก์ชั่นอื่น ๆ EMA ปรับปรุงการปฏิบัติตามนโยบายค่าใช้จ่ายโดยการตรวจสอบรายการค่าใช้จ่ายสำหรับปัญหาการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่ออกแบบ โดยจะระบุค่าใช้จ่ายเชิงรุกด้วยข้อมูลที่ขาดหายไปกำหนดค่าใช้จ่ายแบบไม่อยู่ในบรรทัดและให้องค์กรกำหนดค่าการปฏิบัติตามนโยบายเฉพาะกฎของ บริษัท

นอกจากนี้ผู้ให้บริการโซลูชัน EMA เช่น iEmployee, ADP, Gelco และคุณลักษณะอื่น ๆ เช่นกระบวนการทำงานอัตโนมัติและกระบวนการอนุมัติที่รับฟีดซื้อบัตรเครดิตรวมถึงการชำระเงินไปยังบัญชีต่างๆการแจ้งการชำระเงินการแปลงสกุลเงินการรายงาน และความปลอดภัยของข้อมูล พนักงานสามารถพิสูจน์สิ่งที่พวกเขาใช้โดยไม่มีใบเสร็จรับเงินเพราะ บริษัท ใด ๆ หรือทั้งหมดเรียกเก็บเงินจากการทำธุรกรรมบัตรเครดิตจากค่าใช้จ่ายออนไลน์เพิ่มลงในรายงานค่าใช้จ่าย พนักงานยังต้องเพิ่มค่าใช้จ่ายเงินสดที่ไม่จำเป็นและออกหมายเลขติดตาม พนักงานใส่หมายเลขลงบนซองจดหมายส่งใบเสร็จรับเงินไปที่บัญชีจากนั้นทำเครื่องหมายออกใบเสร็จรับเงินและอนุมัติค่าใช้จ่าย

การตัดสินใจ

เมื่อเลือกโซลูชัน EMA เราจำเป็นต้องตัดสินใจเลือกระหว่างรุ่นบนเว็บไคลเอนต์ / เซิร์ฟเวอร์และ / หรือเอาท์ซอร์ส ในขณะที่แต่ละตัวเลือกเหล่านี้มีผลประโยชน์ที่ไม่ซ้ำกันเกณฑ์การคัดเลือกแตกต่างกันไปในแต่ละองค์กรตัวอย่างเช่นผู้ให้บริการโซลูชันบนเว็บที่เสนอโซลูชันการจัดการค่าใช้จ่ายบนเว็บ 100% พร้อมกับเวลาและการเข้าร่วมและ HR / สวัสดิการ ฟังก์ชั่นทั้งหมด (แผ่นเวลา, ทรัพยากรบุคคล / ผลประโยชน์, เวลาหยุด, การจัดการค่าใช้จ่าย, การคำนวณค่าล่วงเวลา ฯลฯ ) ภายใน iEmployee มาในแพ็คเกจเดียวที่มีส่วนติดต่อผู้ใช้เดียวและฐานข้อมูลทั่วไปเพื่อหลีกเลี่ยงรายการซ้ำและปรับปรุงความสะดวกในการใช้งาน สิ่งที่จำเป็นทั้งหมดคือการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตและเบราว์เซอร์ ผู้ใช้สามารถเข้าถึง iEmployee ได้ทุกที่ทุกเวลาในโลก

ADP ให้บริการโซลูชั่นการจัดการค่าใช้จ่ายโดยใช้เทคโนโลยีไคลเอ็นต์ / เซิร์ฟเวอร์ ADP นำเสนอโซลูชั่นค่าใช้จ่ายแบบบูรณาการกับฟังก์ชั่นอื่น ๆ เช่นเวลาและการเข้าร่วมเงินเดือนและทรัพยากรบุคคล / ผลประโยชน์ ในขณะที่ ADP นำเสนอโซลูชั่นที่สมบูรณ์แต่ละแพ็คเกจเหล่านี้เป็นโซลูชันที่แตกต่างกันด้วยฐานข้อมูลที่แตกต่างกันและรูปลักษณ์ที่แตกต่างกัน วิธีนี้อาจเป็นประโยชน์สำหรับ บริษัท ที่มีพื้นฐานด้านไอทีที่แข็งแกร่งและมีพนักงานด้านไอทีเพียงพอที่จะจัดการได้

ในทางกลับกัน Gelco มีแนวทางที่แตกต่างในการแก้ปัญหาการจัดการค่าใช้จ่าย Gelco ให้บริการด้านการจัดการค่าใช้จ่ายอย่างสมบูรณ์ซึ่งไม่เพียง แต่เป็นซอฟต์แวร์เท่านั้น วิธีการนี้อาจมีประโยชน์มากกว่าสำหรับ บริษัท ขนาดใหญ่ที่ต้องการจัดหาฟังก์ชันการจัดการค่าใช้จ่ายทั้งหมด

EMA ให้ผลตอบแทนการลงทุนไม่ว่าจะเลือกตัวเลือกแบบใดก็ตาม ในสภาพแวดล้อมทางเศรษฐกิจในปัจจุบัน EMA เป็นวิธีการทำงานได้สำหรับ บริษัท เพื่อให้บรรลุเป้าหมายกำไร การปรับใช้ Web-based ไคลเอนต์ / เซิร์ฟเวอร์หรือระบบการจัดการค่าใช้จ่ายจากภายนอกช่วยให้ บริษัท ต่างๆสามารถขจัดความไร้ประสิทธิภาพของเอกสาร โซลูชัน EMA ให้การปฏิบัติตามนโยบายและกลไกการอนุมัติที่ขาดหายไปในปัจจุบันมีระบบ ERP ที่ซับซ้อนที่สุด เหนือสิ่งอื่นใดโซลูชันบางอย่างบนเว็บไม่จำเป็นต้องลงทุนด้านไอทีหรือการติดตั้งใช้งานค้นหาบทความและสามารถรับรู้ ROI ได้ทันที

ใส่ความเห็น

อีเมลของคุณจะไม่แสดงให้คนอื่นเห็น ช่องที่ต้องการถูกทำเครื่องหมาย *