การทำงานร่วมกันของโครงการที่สอดคล้อง

การทำงานร่วมกันของโครงการที่สอดคล้อง

บริษัท หลายแห่งใช้ความร่วมมือในการแสวงหาเพื่อให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นและ ‘ผอม’ ความต้องการทางธุรกิจที่ผู้คนทำงานร่วมกันภายใน บริษัท (ภายใน บริษัท ) และข้ามขอบเขตของ บริษัท (ระหว่าง บริษัท ) กับซัพพลายเออร์ลูกค้า ฯลฯ ความร่วมมือเกิดขึ้นเมื่อมีคนสองคนขึ้นไปที่ต้องการเข้าถึงเป้าหมายเดียวกันและต้องการทำงานร่วมกันเพื่อแลกเปลี่ยน ข้อมูลและงานที่สมบูรณ์เพื่อให้บรรลุเป้าหมาย บทความนี้แนะนำการทำงานร่วมกันของโครงการที่จัดชิดและทบทวนประโยชน์ของมัน

รูปแบบของความร่วมมือการทำงานร่วม

กันสามารถมีหลายรูปแบบรวมถึงการสนทนาการประชุมและ / หรือการแบ่งปันข้อมูลหรือเอกสารทางอีเมล มันต้องการกระบวนการสื่อสารและการติดตามผลโดยสมาชิกในทีมและความรับผิดชอบของแต่ละบุคคลในการส่งมอบความรู้ของเธอไปยังทีมและกระบวนการ

การทำงานร่วมกันยังเกี่ยวข้องกับทรัพยากรภายในและภายนอก เมื่อดูที่การทำงานร่วมกันภายใน บริษัท มันปลอดภัยที่จะสมมติว่าคนเหล่านี้สามารถใช้เครื่องมือเดียวกับที่พวกเขาอยู่ในสภาพแวดล้อมเดียวกัน อย่างไรก็ตามแม้หลายทีมจะใช้เครื่องมือการทำงานร่วมกันแบบดั้งเดิมและเป็นที่คุ้นเคยเช่นโทรศัพท์กระดานไวท์บอร์ดและอีเมล

เมื่อดูที่การทำงานร่วมกันระหว่าง บริษัท อุปสรรคเพิ่มเติมเกิดขึ้นเนื่องจากระบบไอทีของแต่ละ บริษัท พวกเขามักจะไม่เข้ากันจาก บริษัท หนึ่งไปยังอีก บริษัท หนึ่งหรือนโยบายของ บริษัท ป้องกันผู้ใช้จาก บริษัท อื่น ๆ เพื่อเข้าถึงทรัพยากรไอทีด้วยเหตุผลด้านความปลอดภัย ผู้ใช้กลับไปใช้เครื่องมือการทำงานร่วมกันแบบเดิมเช่นโทรศัพท์ไวท์บอร์ดและอีเมล

เครื่องมือการทำงานร่วมกันในปัจจุบัน

ด้วยการแนะนำอินเทอร์เน็ตโซลูชั่นการประสานการทำงานร่วมกันผ่านเว็บจึงพร้อมให้การสนับสนุนการทำงานร่วมกัน โดยทั่วไปแล้วพวกเขามาในสองรูปแบบ: 1) เครื่องมือ ‘การประชุม’ ที่ให้สมาชิกในทีมเข้าถึงที่ปลอดภัยเพื่อดำเนินการประชุมเสมือนหรือ ‘การประชุมผ่านเว็บ’ เพื่อแบ่งปันเอกสารหารือเกี่ยวกับปัญหาหรือสถานะ; หรือ 2) เครื่องมือ ‘Document- หรือ deliveryable-centric’ ให้ผู้เข้าร่วมแบ่งปันเอกสารและส่งมอบระหว่างกัน

อย่างไรก็ตามรายการงานปัญหาการจัดการและเหตุการณ์สำคัญโครงการโดยทั่วไปจะไม่รวมอยู่ในการแก้ปัญหาเหล่านี้ ทีมยังคงถูกทิ้งไว้เพื่อจัดการกระบวนการโดยรวมและที่เก็บข้อมูลอีกครั้งพึ่งพาผู้ใช้คนสำคัญในการจัดการเอกสารและการใช้อีเมลเพื่อการสื่อสารความคืบหน้าสถานะและปัญหา ดังนั้นหนึ่งในความท้าทายที่สำคัญกับโซลูชันซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันที่มีอยู่หลายประการคือพวกเขามักจะไม่สนับสนุนการจัดการและการสื่อสารข้อมูลที่สำคัญบางอย่างสำหรับผู้ใช้ที่จะทำงานร่วมกันได้สำเร็จเช่น:

* สถานะปัจจุบันของงานคืออะไร จะทำอย่างไร
* อะไรคือขั้นตอนที่ต้องดำเนินการเพื่อให้ได้เอกสารหรือผลลัพธ์ที่ได้

สุดท้ายหนึ่งในข้อเสียที่สำคัญของเครื่องมือการทำงานร่วมกันเหล่านี้ – โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับสมาชิกใหม่ที่เราต้องร่วมมือคือสมาชิกใหม่ไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลในอดีตได้ การโทรศัพท์ที่เกิดขึ้นในอดีตไม่สามารถเข้าถึงได้สำหรับสมาชิกใหม่ของทีม กระดานไวท์บอร์ดลบไปนานแล้ว และอีเมลยังคงมีอยู่ แต่ต้องส่งอีกครั้ง (ซึ่งในความเป็นจริงแล้วไม่ค่อยเกิดขึ้น) นาทีของการประชุมผ่านเว็บหรือข้อมูลปัญหามักไม่พร้อมใช้งานและขึ้นอยู่กับทีมที่จะติดตามจัดการและสื่อสารกับสมาชิกใหม่ พอร์ทัลการทำงานร่วมกันเป็นศูนย์กลางของเอกสารช่วยให้ผู้เข้าร่วมใหม่สามารถเข้าถึงข้อมูลและเอกสารในอดีตได้ แต่กำหนดให้สมาชิกใหม่ต้องค้นหาด้วยตนเอง

กระบวนการทำงานร่วมกันประเภทนี้ต้องใช้ทักษะการจัดการโครงการที่ดีในส่วนของหัวหน้าทีมและยังมีทักษะการดำเนินการที่ดีในส่วนของทีม ความตั้งใจที่จะส่งมอบ แต่มักจะมีอุปสรรคมากเกินไปที่จะเอาชนะที่ป้องกันไม่ให้รูปแบบการทำงานร่วมกันที่มีประสิทธิภาพจากที่เกิดขึ้น เหตุผลหลักสำหรับความล้มเหลวของความพยายามร่วมกันมากที่สุดคือ:

* ขาดการกำหนดวัตถุประสงค์และเหตุการณ์สำคัญที่ชัดเจน
* การสื่อสารล้มเหลว – ไม่ทราบสถานะของความคืบหน้าหรือปัญหาที่ค้างอยู่
* ไม่ติดตามปัญหาในเวลาที่เหมาะสม

Project-Aligned Collaboration

จุดสำคัญของการทำงานร่วมกันคือการบรรลุเป้าหมายร่วมกัน มันเกี่ยวข้องกับทีมที่ต้องการทำงานร่วมกันเพื่อทำกิจกรรมที่สำคัญหรือเหตุการณ์สำคัญผลิตผลในเวลาที่เหมาะสมและแก้ไขปัญหาในขณะที่พวกเขาดำเนินการตามแผน ความร่วมมือประเภทนี้สามารถเรียกได้ว่าเป็นความร่วมมือของโครงการ มันขึ้นอยู่กับความจริงที่ว่าผู้คนไม่เพียง แต่ต้องการแลกเปลี่ยนเอกสารและสิ่งที่ส่งมอบ แต่ยังต้องรู้ว่าใครทำอะไรในเวลาที่กำหนด นอกจากองค์การอนามัยโลกจะทำข้อมูลอะไรผู้เข้าร่วมยังต้องรู้เกี่ยวกับสถานะปัจจุบันของงาน ความคืบหน้าสามารถเข้าใจได้ดีขึ้นหากสมาชิกทุกคนสามารถเห็นงานสำคัญที่ต้องดำเนินการให้เสร็จสิ้นโครงการ (เช่นจัดทำเอกสาร / ส่งมอบ / ฯลฯ )

การประสานความร่วมมือของโครงการมุ่งเน้นการให้บริการผู้ใช้ด้วยโซลูชั่นที่มุ่งเน้นกระบวนการทำงานร่วมกันเกี่ยวกับเป้าหมายและวัตถุประสงค์โครงการและเหตุการณ์สำคัญและงานที่ต้องดำเนินการให้ประสบความสำเร็จเพื่อให้บรรลุการส่งมอบโครงการและความริเริ่มที่ตรงเวลา ข้อ จำกัด ของโครงการ อำนวยความสะดวกในการจัดการโครงการและกระบวนการดำเนินการที่ดีโดยทำให้แน่ใจว่าทีมกำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของพวกเขา ภาระผูกพันถูกกำหนดและเป็นเจ้าของโดยบุคคลเพื่อให้แน่ใจว่ามีความรับผิดชอบและการปรับปรุงความคืบหน้าจะมองเห็นได้เสมอเพื่อให้ความเห็นที่มุ่งเน้นในประเด็นที่อาจเกิดขึ้น สภาพแวดล้อมแบบเปิดส่งเสริมการสื่อสารที่ชัดเจน

โซลูชันที่จัดแนวโครงการสนับสนุนกระบวนการและทำหน้าที่เป็นแหล่งเก็บข้อมูลสำหรับทีมเพื่อจัดการและติดตามวัตถุประสงค์โครงการเหตุการณ์สำคัญภารกิจอภิปรายและเอกสารได้อย่างง่ายดาย ในขณะที่ผู้เข้าร่วมจะต้องการเครื่องมือการทำงานร่วมกันที่หลากหลายเพื่อสนับสนุนกระบวนการของพวกเขาเป็นสิ่งสำคัญที่ต้องรู้จักองค์ประกอบสำคัญที่จะมีความสำคัญต่อความสำเร็จของกระบวนการทำงานร่วมกัน การประชุมแบบเสมือนจริงหรือแบบตัวต่อตัวจะเกิดขึ้นต่อไป การสนทนาจะต้องแน่นอน อย่างไรก็ตามมันมีความสำคัญอย่างยิ่งที่จะต้องรวมกระบวนการต่าง ๆ และวิธีแก้ปัญหาเพื่อให้ทีมอยู่ในหน้าเดียวกันเกี่ยวกับเป้าหมายวัตถุประสงค์เหตุการณ์สำคัญระยะเวลาความคืบหน้าและประเด็นปัญหา

ประโยชน์ต่อไปนี้สามารถพบได้เมื่อใช้การทำงานร่วมกันของโครงการที่จัดชิด:

* มุ่งเน้นการทำงานร่วมกันและช่วยให้สมาชิกในทีมทำตามวัตถุประสงค์เป้าหมายเหตุการณ์สำคัญและการส่งมอบในเวลาที่ต้องการ
* อนุญาตให้ผู้เข้าร่วมแลกเปลี่ยนข้อมูลเกี่ยวกับงานที่จะต้องทำและได้ทำไปแล้วให้มุมมองที่ชัดเจนของขั้นตอนและสถานะของพวกเขาที่จะต้องดำเนินการให้เสร็จสิ้นโครงการ / ความคิดริเริ่มและผลิตส่ง / เอกสาร .
* ให้มุมมองเกี่ยวกับสถานะของโครงการหรือพอร์ตโฟลิโอของโครงการให้ผู้มีส่วนได้เสียที่แตกต่างกันให้ผู้เข้าร่วมเพิ่มเหตุการณ์สำคัญและงานและปรับปรุงสถานะของพวกเขา วิธีนี้เป็นวิธีการแก้ปัญหาการทำงานร่วมกันของโครงการที่สอดคล้องกันนอกจากนี้ยังสามารถใช้เป็นยานพาหนะที่มีประสิทธิภาพเพื่อให้มองเห็นสถานะของโครงการหรือความคิดริเริ่มในผู้มีส่วนได้เสียที่แตกต่างกัน (ซัพพลายเออร์ลูกค้าและพันธมิตร)
* สนับสนุนกระบวนการเรียนรู้และพื้นที่เก็บข้อมูลสำหรับสมาชิกในทีมในอนาคตโดยการรวบรวมกระบวนการและข้อมูลในพื้นที่เก็บข้อมูลบนเว็บช่วยลดเวลาในการเพิ่มจำนวนผู้เข้าร่วมใหม่
* รวมการจัดการโครงการที่สำคัญและกระบวนการดำเนินการอย่างง่ายดายเพื่อให้มั่นใจว่าการทำงานร่วมกันจะประสบความสำเร็จ

มีโซลูชันที่ไม่ได้จัดทำอยู่มากมายที่สามารถจัดการกับพื้นที่เฉพาะของการทำงานร่วมกันของโครงการได้ โซลูชันการจัดการโครงการโซลูชั่นการจัดการเอกสารอีเมลซอฟต์แวร์การประชุมผ่านเว็บ ฯลฯ รวมโซลูชันที่จำเป็นเหล่านี้ด้วยการมีส่วนต่อประสานผู้ใช้ที่รวบรวมข้อมูลจากแหล่งเก็บข้อมูลที่แตกต่างกันและช่วยให้มองเห็นงานและทรัพยากรได้มากที่สุด ประโยชน์จากการแก้ปัญหาเหล่านั้น

เกี่ยวกับ gekima Solutions LLC

gekima Solutions LLC มีความเชี่ยวชาญในการส่งมอบโซลูชั่นสำหรับการเพิ่มประสิทธิภาพและระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจ จดทะเบียนบริษัท การบริหารรวมถึงโซลูชั่นที่ช่วยให้ลูกค้าได้รับประโยชน์จากการทำงานร่วมกันของโครงการที่สอดคล้อง bizTE เป็นโซลูชั่นของ gekima ในการจัดการ timesheet และกระบวนการจัดการค่าใช้จ่ายโดยอัตโนมัติขององค์กรบทความคุณสมบัติทั้งขนาดใหญ่และขนาดเล็ก เว็บอินเตอร์เฟสที่ใช้งานง่ายของ bizTE ช่วยลดเวลาในการฝึกอบรมซึ่งช่วยให้ลูกค้าได้รับประโยชน์จากการจัดการแผ่นเวลาและค่าใช้จ่ายโดยอัตโนมัติ

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *