สถาบันระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

ธุรกิจจำนวนมากกำลังมองหากลยุทธ์ในการประหยัดเงินในช่วงเวลาที่เศรษฐกิจตกต่ำครั้งนี้ ความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีได้นำเสนอโอกาสบางอย่างเช่นโทรศัพท์มือถือและคอมพิวเตอร์คลาวด์ โดยปกติธุรกิจต่าง ๆ เริ่มจากการจดทะเบียนบริษัทจังหวัดเลย หรือจดทะเบียนอื่น ๆ เพื่อสร้างความเชื่อมั่นในการทำธุรกิจได้ใช้แล็ปท็อปและพีซีในธุรกิจประจำวันแล้วและหลาย บริษัท ยังใช้สมาร์ทโฟนและแท็บเล็ต เนื่องจากมีการลงทุนในฮาร์ดแวร์แล้วการลงทุนเพิ่มเติมที่จำเป็นสำหรับการฝึกอบรมและการแก้ปัญหาซอฟต์แวร์ ดังนั้นผู้ดูแลระบบและผู้จัดการจึงได้มีการกำหนดโครงสร้างสำหรับระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

มุ่งเน้นการรักษาระบบให้เรียบง่ายและมีเหตุผล หากระบบกระดาษปัจจุบันของคุณกำลังทำงานอยู่ให้เลียนแบบโครงสร้างและขั้นตอนต่าง ๆ วิธีนี้จะช่วยประหยัดเวลาและความยุ่งยาก หากคุณกำลังพิจารณาระบบคลาวด์คอมพิวเตอร์ให้ระบุจํานวนพื้นที่ ที่คุณต้องการสําหรับบันทึกและศึกษาทางเลือกของคุณ การใช้บริการฟรีที่คล้ายกับ Google ไดรฟ์อาจสะดวกกว่า อย่างไรก็ตามคุณอาจมีการรักษาความปลอดภัยที่ดีขึ้นและมีคุณสมบัติมากขึ้นหากคุณมองเข้าไปในพื้นที่จัดเก็บเซิร์ฟเวอร์เพื่อจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของคุณ

หากคุณเลือกปรับปรุงระบบของคุณเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพและประสิทธิผลให้วางแผนที่ง่ายต่อการใช้งานได้ง่ายในขณะที่การพัฒนาโครงสร้างหรือแผนของคุณให้ตรวจสอบกับพนักงานของคุณและรับข้อมูลของพวกเขา ดูรูปแบบการจัดเก็บแบบต่าง ๆ อัลฟ่าตามลำดับตัวเลขและทางภูมิศาสตร์ ระบบไหนเหมาะกับธุรกิจของคุณมากที่สุด? หากคุณจัดการธุรกิจอสังหาริมทรัพย์โดยใช้สถานที่อาจเป็นแผนงานที่ดี ธุรกิจประกันภัยสามารถจัดการการจัดเก็บข้อมูลด้วยระบบอัลฟ่าหรือตัวเลข สิ่งที่เป็นเหตุผลสำหรับการจัดตั้งของคุณเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุด หากคุณใช้คำศัพท์เฉพาะทางอุตสาหกรรมหรือคำย่อหรือคำย่อให้แน่ใจว่าได้จัดทำดัชนีหรือรายการให้พนักงานของคุณเพื่อช่วยในการสร้างหรือจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ช่วยให้พนักงานของคุณเห็นภาพกระบวนการโดยการจัดทำผังงานของโครงสร้างที่คุณได้สร้างไว้

คุณควรจะใช้โปรโตคอลการรักษาความปลอดภัยเมื่อตั้งค่าระบบของคุณ วิธีหนึ่งในการควบคุมสิทธิ์การเข้าถึงหรือตำรวจของไฟล์หรือโฟลเดอร์บางอย่างก็คือ “รหัสผ่านป้องกัน” พวกเขา โปรแกรมซอฟต์แวร์จำนวนมากมีการควบคุมความปลอดภัยในตัวซึ่งช่วยให้คุณสามารถกำหนดระดับการให้สิทธิ์ที่แตกต่างกันสำหรับพนักงานแต่ละคน นอกจากนี้คุณยังสามารถซื้อซอฟต์แวร์รักษาความปลอดภัยธุรกิจที่มีคุณสมบัติในตัวที่สามารถป้องกันการโจรกรรมข้อมูลและสามารถลบข้อมูลจากแล็ปท็อปหรือพีซีได้หากสูญหายหรือถูกขโมย คุณลักษณะดังกล่าวจะช่วยคุณในการปฏิบัติตามกฎหมายของรัฐและกฎระเบียบอุตสาหกรรมที่บังคับใช้ในขณะที่ปกป้องข้อมูลของลูกค้าของคุณ

จัดทำเป็นประจำเพื่อทำสำรองข้อมูลประจำวันของคุณ เก็บสำเนาของการสำรองข้อมูลประจำวันเหล่านี้ไว้ในที่ปลอดภัยนอกสถานที่ กำหนดพนักงานที่รับผิดชอบในหน้าที่นี้พร้อมกับดูแลความเห็นเป็นระยะ ๆ ของไฟล์ e-doc ของคุณ กำหนดวิธีที่คุณต้องการจัดการกับแฟ้มที่ล้าสมัยไม่ว่าจะลบหรือเก็บไฟล์ไว้ในโฟลเดอร์จดหมายเหตุที่เหมาะสม ความคิดเห็นเป็นระยะ ๆ จะช่วยให้แน่ใจได้ว่า e-docs ได้รับการจัดเก็บอย่างถูกต้องและระบุพื้นที่สำหรับการฝึกอบรมพนักงานในอนาคต

โซลูชันหนึ่งขนาดเหมาะกับทุกรูปแบบไม่มีเนื่องจากแต่ละ บริษัท มีลักษณะเฉพาะ เพื่อหาแนวทางแก้ไขที่ดีที่สุดสำหรับสถานประกอบการของคุณคุณควรดำเนินการวิเคราะห์การดำเนินงานอย่างละเอียดและกำหนดความต้องการของคุณและวิธีที่ดีที่สุดในการตอบสนองความต้องการของคุณ รวมทั้งพนักงานของคุณในการพัฒนาระบบที่มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นจะทำให้การใช้งานระบบใหม่ของคุณง่ายขึ้นและควรเพิ่มขวัญและกำลังใจของทุกคน

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *